企業内に存在する膨大な情報を含む文書。その膨大さゆえに、社員から見た場合、求める情報がどこを探せば見つかるのか、見当もつかないケースは少なくありません。
さらに企業内は多くのシステムが存在しており、通常はシステムごとに各社員のID/パスワードが設定されています。
文書の閲覧は操作や管理が複雑なうえ、権限によって見てよい情報と見てはいけない情報が混在します。

近年では個人情報保護法、新会社法、日本版 SOX 法 (金融商品取引法、2008年4月施行) などの法令が整備されており、情報の取り扱いと管理はこれまでよりもさらに注意が必要になっています。 こういったケースでは、社内のデータやシステムをいったん統合し、安定した状態で社員に必要な情報を正確に提供することで、企業全体のコミュニケーション効率を向上させる必要があります。

• 社員、運用者、経営者ともに機能やコンテンツの全体像が把握できていないため、利用が習慣化されていなかった
• 優先順位や要・不要の判断がされていない状態で情報が散在しているため、イントラネット内で必要なときに、必要な情報が探すことができなかった
• コンプライアンスやセキュリティの面から業務システムへのアクセスを権限ごとに最適化する必要があり、シングルサインオン導入やシステム間連携を検討していた
• 情報の継続的な管理とイントラネットでの配信を社内リソースで最適に運用するために、CMS導入を検討していた

●ゲートウェイページでファインダビリティを向上

コンテンツを閲覧が必要なもの、よく利用するもの、その他に分類し、ユーザごとに必要なコンテンツを表示するゲートウェイページ（マイページ）を設定しました。 業務に必要な情報を抜粋して表示することで、情報を探す必要がなくなり、業務効率化に貢献しました。

●CMSでフローを設定し、迅速かつ正確な情報提供を実現

イントラネット内の情報ライフサイクル (作成〜承認〜公開・管理〜保管･破棄) をCMSにより自動化しました。
業務（承認）フローを設定することで情報伝達のスピードと精度が向上し、書類（紙）ベースの告知を減らせたばかりでなく、情報共有のためのコミュニケーションコストを削減することができました。

●シングルサインオン（SSO）でユーザの利便性を向上

複数の社内システムに散在するユーザ情報を集中管理し、ユーザは1つのID/パスワードですべてのシステムを利用可能にしました。 ユーザのアクセシビリティを向上するだけでなく、ユーザ管理の負荷も軽減することもできました。

●ドキュメントリポジトリを構築し、社内の文書共有化を実現

共通のドキュメント管理場所を構築し、膨大な量の文書情報を会社の貴重な資産として活用することに成功しました。 また、文書の適切な管理を実現し、内部統制の運用に貢献しました。

●ドキュメントの横断検索機能で、業務効率を向上

ユーザにドキュメントの形式、格納場所を意識せず検索させることで、必要な時に必要な情報を探し出すことを可能にし、業務効率の向上に貢献しました。

複数の部署からの無理な要望をうまくまとめていただきました。各社員にとってはほんとうに使いやすいイントラネットになったようです。

イントラネット内の情報が整理されたことで、業務に必要な手続きがわかりやすくなり、電話やメールでの書類の探しものの問い合わせが減りました。

また、業務で必要なサービスの変更や改定の告知が、緊急時でも前日の夜にはおこなえるようになったため、朝一で各社員告知することができ、回覧や口頭での周知徹底の手間が減りました。